KLAUZULA INFORMACYJNA 
DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Poniżej przekazujemy informację o zasadach przetwarzania i ochrony danych
osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich
danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie
Danych Osobowych, zwane dalej jako:
” RODO”).

Kto jest administratorem danych?
Administratorem podanych przez Ciebie danych osobowych jest: H.I.S POLAND
Spółka z o.o.
z siedzibą w Warszawie, (00-144) Warszawa, Al. Solidarności nr 95/99 lok.39,
wpisana do Krajowego rejestru Sądowego pod numerem KRS nr 0000566285.

Jak możesz się z nami skontaktować?
Listownie na adres: Al. Solidarności nr 95/99 lok.39, (00-144) Warszawa
e-mailem na adres: info-waw@his-world.com
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować
się również bezpośrednio z naszym inspektorem ochrony danych osobowych:
Panem Radosławem Rubaszewskim, wysyłając e-mail na adres:
iodhis@rcp.poznan.pl

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Podane przez Ciebie dane osobowe będziemy przetwarzać:
 w celu przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, w tym umowy o
świadczenie usług turystycznych, zawarcia umowy ubezpieczenia
turystycznego oraz zakupu biletów kolejowych na Twoją rzecz typu Japan Rail
Pass, kart sim i routerów, działających na terenie Japonii czy biletów do kina i
teatru w Japonii
(art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
 w celu wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych np. wystawiania i
przechowywania faktur, dokonywania rozliczeń zawartych za naszym
pośrednictwem umów o usługi turystyczne oraz umowy ubezpieczenia, a
także innych umów zawartych z nami, jak również udzielania odpowiedzi na
reklamacje (art. 6 ust.1 lit. c RODO),
 w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora danych: w celu
obrony naszych praw i dochodzenia roszczeń, bądź w celu marketingu usług
własnych i promocji oferowanych przez nas usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
 w przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie danych - w celu określonym
w udzielonej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Czy musisz podawać nam swoje dane?
Podanie danych jest dobrowolne, jednakże bez podania danych nie będziemy mogli
kontaktować się z Tobą telefonicznie lub mailowo, przygotować oferty, a w
późniejszym czasie nie będziemy mogli zawrzeć umowy ani pośredniczyć w zawarciu
przez Ciebie umowy o usługi turystyczne czy też umowy ubezpieczenia.

Kto może być odbiorcą Twoich danych osobowych?
Odbiorcami danych osobowych, z zachowaniem wszelkich gwarancji bezpieczeństwa
danych, będą:
 upoważnieni przez nas pracownicy i współpracownicy,
 współpracujący z nami organizatorzy turystyki i przedsiębiorcy turystyczni,
przewoźnicy (linie lotnicze, koleje), w tym na terenie Japonii, a także
podmioty zapewniające zakwaterowanie (hotele), dostawcy usług
dodatkowych, jak również towarzystwa ubezpieczeniowe,
 banki, operatorzy płatności a także firmy kurierskie i pocztowe,
 podmioty świadczące dla nas usługi doradcze (prawne, rachunkowe,
podatkowe, audytowe) oraz świadczące usługi IT, w tym hostingu,
 inne podmioty i osoby, w tym organy państwowe na ich żądanie i wyłącznie w
przypadkach i w zakresie przewidzianych przez prawo.

Czy przekazujemy dane do państw trzecich?
W zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania umowy, będziemy przekazywać
Twoje dane do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) - do
Japonii, wobec której Komisja Europejska stwierdziła, że zapewnia odpowiedni
stopień ochrony danych osobowych (porozumienie unijne).

Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane osobowe?
Twoje dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń z
tytułu zawartej umowy o świadczenie usługi turystycznej, tj. 3 lata od daty poniesienia
szkody lub krzywdy, związanej z usługą lub do momentu wygaśnięcia obowiązku
przechowywania danych osobowych, wynikającego z przepisów prawa, w
szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, tj. 5 lat dla
rozliczeń z Urzędem Skarbowym.
Przestaniemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celach marketingu
bezpośredniego w momencie, w którym zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania w
tym zakresie, a w przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie danych w momencie
jej cofnięcia.

Jakie przysługują Ci prawa w zakresie przetwarzania Twoich danych
osobowych?
Możesz złożyć do nas wniosek o:
1. dostęp do Twoich danych (informację o przetwarzanych danych osobowych
oraz kopię danych),
2. sprostowanie danych, gdy są one nieprawidłowe,
3. przeniesienie danych w przypadkach określonych w RODO tj. prawo
otrzymania od nas Twoich danych osobowych, w ustrukturyzowanym,
powszechnie używanym formacie informatycznym, nadającym się do odczytu
maszynowego. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko
co do tych danych, które przetwarzamy na podstawie Twojej zgody,
4. usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych.
Masz prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w każdym momencie,
jednakże wycofanie to nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego
dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgodę możesz wycofać w
każdym czasie przesyłając oświadczenie na adres: info-waw@his-world.com.
W przypadkach, w których przetwarzamy Twoje dane na podstawie uzasadnionego
interesu masz prawo wnieść sprzeciw co do przetwarzania Twoich danych
osobowych. Jeśli przetwarzamy Twoje dane na potrzeby marketingu bezpośredniego
– takiego sprzeciwu nie musisz uzasadniać, w innych przypadkach Twój sprzeciw
wymagać będzie uzasadnienia Twoją szczególną sytuacją prawną.
Masz także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych, jeśli uważasz że Twoje dane osobowe przetwarzamy niezgodnie z
przepisami RODO.

Skąd pozyskaliśmy Twoje dane?
Twoje dane zostały pozyskane bezpośrednio od Ciebie w trakcie rezerwacji usługi
lub zapytania o ofertę. W przypadku gdy rezerwacji nie dokonałeś osobiście, Twoje
dane zostały pozyskane od osoby dokonującej rezerwacji usług na Twoją rzecz.
Osoba ta podała nam dane za Twoją zgodą i została zobowiązana do
poinformowania o zasadach przetwarzania danych osobowych wynikających z
niniejszej Klauzuli Informacyjnej, dostępnej na stronie:
www.his-travel.pl.

 

INFORMATION CLAUSE
FOR THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

Information on the principles of protection and processing of personal data in
accordance with the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of
the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the
processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing
Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation, hereinafter referred to as
GDPR) is presented below.

Who is the controller?
The controller of the personal data you have provided is: H.I.S POLAND Spółka z
o.o., located in Warsaw, (00-144) Warszawa, Al. Solidarności nr 95/99 lok. 39,
entered in the National Court Registry under the KRS No 0000566285.

How to contact us?
By letter sent to: Al. Solidarności nr 95/99 lok.39, (00-144) Warszawa
By e-mail sent to: info-waw@his-world.com
With regard to all issues related to the processing of personal data you may also
contact directly our Data Protection Officer – Radosław Rubaszewski, by sending an
e-mail to: iodhis@rcp.poznan.pl.
For what purpose and on what basis are your personal data being processed?
The personal data you have provided will be processed:
 in order to prepare an offer, sign and execute and agreement, including a
tourist services provision agreement, signing a tourist insurance agreement
and purchase of railway tickets for you, such as Japan Rail Pass, SIM cards
and routers which will work in Japan, or tickets to cinema and theatre in Japan
(article 6(1)(b) of GDPR),
 in order to carry out the legal duties incumbent on us, e.g. issuing and storing
of invoices, settling of the tourist services agreements signed with our
participation and of the insurance agreement, as well as of other agreements
signed with as, and responding to complaints (article 6(1)(c) of GDPR),
 as part of a legitimate interest of the controller: in order to defend our rights
and seek claims, or for the marketing of our own services and promotions of
the services (article 6(1)(f) of the GDPR),
 in case a consent was expressed for the use of data — with a goal specified in
the consent in question (article 6(1)(a) of the GDPR).

Are you required to provide us with your data?
Providing your data is voluntary, however without your data we will not be able to
contact you by phone or by mail, to prepare an offer, and later on we will not be able
to sign an agreement nor to act as an intermediary in the signing of a tourist services
agreement or an insurance agreement by you.

Who may be the recipient of your personal data?
The recipients of your personal data, maintaining all the assurances of data safety,
will include:
 our authorised employees and contractors,
 tourism organisers and tourism enterprises, carriers (airlines and railways),
including within Japan, and also enterprises providing lodging (hotels),
suppliers of additional services and insurance companies that we are working
with,
 banks, payment operators, courier services and postal companies,
 entities providing us with consultancy services (legal, accounting, fiscal,
audition) and with IT services, including hosting,
 other entities and persons, including national authorities at their request, and
solely in cases and within the scope specified by law.
Are we transferring data to third countries?
Within the scope necessary for the correct performance of the agreement we will be
transferring your data to a country from outside the European Economic Area (EEA)
— to Japan, for which the European Commission has established that it meets an
appropriate degree of data protection (Union agreement).

How long will we store your personal data?
Your personal data will be stored until all claims which may be issued in relation to a
signed tourist services agreement are extinguished, that is, 3 years since the harm or
damage related to the service has occurred, or until the expiration of the duty to
retain personal data which results from legal regulations, in particular the duty to
archive accounting documents, that is, 5 years for settlements with the Tax Office.
We will stop processing your personal data for direct marketing purposes the moment
you file an objection to processing for this purpose, and if the consent to the
processing of personal data was granted, the moment it is withdrawn.

What are your rights concerning the processing of your personal data?
You may file an application to:
1. access your personal data (information about the processed personal data
and a copy of the data),
2. correct the data when they are incorrect,
3. transfer the data in cases specified by the GDPR, that is, the right to receive
from us your personal data in a structured, commonly used IT format,
machine-readable. The right to data portability applies only to the data being
processed pursuant to your consent,
4. deleting or restricting the processing of personal data.
You have the right to withdraw the consent to process the data at any moment,
however this withdrawal does not impact the lawfulness of processing performed
based on this consent before it was withdrawn. You may withdraw the consent at any
moment, by sending a statement to: info-waw@his-world.com.
In the cases we are processing your data on the basis of legitimate interest you have
the right to file an objection to the processing of your personal data. If we are
processing your personal data for the purpose of direct marketing — you do not need
to justify this objection, in other cases your objection will require justification stating
your particular legal situation.
You also have a right to file a complaint with the President of the Personal Data
Protection Office if you consider your personal data to be processed in violation of
the GDPR.

How have we obtained your data?
Your data were obtained directly from you, when booking a service or requesting an
offer. When you have not made the booking personally, your data were obtained
from the person which was booking the services on your behalf. This person has
provided us with the data with your approval and was requested to notify you on the
principles of personal data processing resulting thereof, available on the website at
www.his-travel.pl.

KLAUZULA INFORMACYJNA

H.I.S. POLAND Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie
o przetwarzaniu danych osobowych przedstawicieli/pracowników
Klientów/Kontrahentów

I. Kto jest administratorem danych osobowych?
1. Administratorem podanych przez Państwa danych osobowych jest: H.I.S POLAND
Spółka z o.o.
z siedzibą w Warszawie, (00-144) Warszawa, Aleja Solidarności nr 95/99 lok.39,
wpisana do Krajowego rejestru Sądowego pod numerem KRS nr 0000566285
zwana dalej jako „Administrator”. Administrator danych decyduje o tym, w jakich celach i
w jaki sposób Państwa dane osobowe będą przetwarzane.
2. Kontakt z Administratorem jest możliwy za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul.
Aleja Solidarności nr 95/99 lok. 39, 00-144 Warszawa lub e-mail: info-waw@his-world.com.
3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych w osobie Radosława
Rubaszewskiego: e -mail: iodhis@rcp.poznan.pl.

II. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
Przetwarzamy następujące Państwa dane osobowe: imię, nazwisko, adres miejsca
pracy, adres do korespondencji (służbowej), adres poczty e-mail (służbowej), numer
telefonu (służbowego).

III. Jakie jest źródło danych osobowych?
Państwa dane osobowe, które gromadzimy i przetwarzamy, otrzymujemy:
 Bezpośrednio od Państwa (np. w czasie pierwszego kontaktu w związku z
zawarciem i wykonywaniem umowy z klientem/kontrahentem, u którego
jesteście Państwo zatrudnieni, bez względu na podstawę zatrudnienia),
 Od klienta/kontrahenta, u którego jesteście Państwo zatrudnieni, bez względu
na podstawę zatrudnienia.

IV. Jakie są cele i podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych?

Państwa dane osobowe przetwarzamy w celu wykonywania umowy zawartej z
klientem/kontrahentem, u którego jesteście Państwo zatrudnieni, bez względu na
podstawę prawną zatrudnienia.
 W takim przypadku podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest
uzasadniony interes Administratora (art. 6(1)(f) RODO), który polega na
nawiązaniu i utrzymaniu kontaktu z klientem/kontrahentem i wykonaniu
zawartej umowy, której podstawą jest świadczenie usług (w przypadku klienta)
albo innej (w przypadku kontrahenta-podmiotu, na którego rzecz nie
świadczymy usług).

V. Jakie uprawnienia Państwu przysługują?

 Prawo dostępu do danych
- W każdym czasie możecie się Państwo dowiedzieć, jakie dane Administrator
przetwarza oraz możecie Państwo otrzymać kopię Państwa danych
osobowych.

 Prawo do sprostowania danych osobowych
- gdy zauważycie Państwo, że dane osobowe są nieprawidłowe, albo gdy np.
zmianie uległo nazwisko, numer telefonu, adres e-mail.

 Prawo usunięcia danych osobowych
- gdy Państwa dane osobowe nie będą już niezbędne do celów, dla których
zostały zebrane przez Administratora,
- gdy Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem,
- gdy usunięcie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku
wynikającego z przepisu prawa i ciążącego na Administratorze.

 Prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych
- gdy zauważycie Państwo, że Państwa dane osobowe są nieprawidłowe,
możecie Państwo żądać, aby nie były one dalej przetwarzane przez czas, w
którym Administrator sprawdzi ich prawidłowość;
- gdy Państwa dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie
chcą Państwo, żeby zostały usunięte;
- dane nie będą już potrzebne Administratorowi, ale mogą być potrzebne
Państwu w celu dochodzenia roszczeń albo ochrony przed roszczeniami

 Prawo sprzeciwu:
- gdy znajdujecie się Państwo w szczególnej sytuacji, możecie Państwo
wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie
naszego prawnie uzasadnionego interesu opisanego w punkcie IV powyżej.
- podkreślenia wymaga jednak to, że Państwa żądanie nie jest bezwzględne,
tzn. możemy wykazać, że pomimo okoliczności, na które się Państwo
powołujecie nasz prawnie uzasadniony interes jest nadrzędny wobec Państwa
interesów, praw i wolności, albo jest niezbędny do ustalenia, dochodzenia i
obrony przed roszczeniami.

VI. Komu mogą być udostępnione dane osobowe?

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane:
a) naszym pracownikom i współpracownikom – upoważnionym przez Administratora,
b) podmiotom, które świadczą nam usługi (np. dostawcy i serwisanci sprzętu
komputerowego, oprogramowania),
c) organom administracji państwowej oraz innym służbom na podstawie przepisów
prawa,
d) nie przekazujemy danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji
międzynarodowych.
VII. Okres przechowywania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przechowywane do czasu, gdy upłynie termin
przedawnienia roszczeń mogących powstać z umowy, której przedmiotem jest
świadczenie usług (zawartej z klientem/kontrahentem); wynika to stąd, że dla ustalenia,
dochodzenia bądź obrony roszczeń, może być konieczna informacja o osobie, z którą

Administrator bezpośrednio kontaktował się w sprawie wykonania umowy/świadczenia
usługi.

VIII. Skarga do organu nadzorczego

Jeśli uważają Państwo, że Państwa dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z
prawem, możecie Państwo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych (Biuro Urzędu Ochrony Danych Osobowych – ul. Stawki 2, 00-193
Warszawa).

IX. Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie przez Państwa danych osobowych, które Państwa dotyczą, bądź ich
udostępnienie przez klienta/kontrahenta są niezbędne do wykonywania umowy, której
stroną jest Administrator.

X. Zautomatyzowanie podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Nie będziemy podejmować względem Państwa zautomatyzowanych decyzji, które
wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób na Państwa
wpływały ani Państwa dane osobowe nie będą profilowane.